בעלי עסקים בוחרים בשנים האחרונות להעסיק מנהלת משרד במיקור חוץ כדי שהיא תבצע עבורם מטלות שונות שאין להם זמן עבורם או שאינם מתמחים בהם. השירות הזה מפחית את העומס שיש על כתפיו של בעל העסק ומאפשר לו להתפנות לדברים מועילים יותר לעסק שלו.
אחת הבעיות הידועות של בעלי עסקים קטנים בישראל, בעיקר כאלו שהם עסק של אדם אחד, הוא העומס הרב שמוטל עליהם. בעלי עסקים בישראל קורסים תחת ניהול ותפעול העסק שלהם ולעתים עובדים כמעט מסביב לשעון כדי להספיק הכל.
אחת הדרכים להתמודד עם העומס הזה היא באמצעות העסקה של מנהלת משרד. הבעיה היא שלא כולם יכולים להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה ולחלק מהם גם אין באמת משרד שהיא יכולה לשהות בו, כיוון שהם עובדים מהבית או מחלל עבודה משותף.
מה הפתרון לעומס של בעלי עסקים קטנים?
הפתרון שצובר פופולאריות רבה בשנים האחרונות (בעיקר מאז הקורונה) הוא זה של העסקת מנהלת משרד במיקור חוץ אותה מנהלת משרד נותנת מענה לניהול שירותי משרד לעסקים שזקוקים לכך בהיקף שמותאם עבורם באופן מדויק.
בין השירותים שמספקת מנהלת משרד במיקור חוץ:
- אדמיניסטרציה – טיפול בקבלה ושליחה של דואר וחבילות, מענה למיילים עסקיים, תיוק ניירת משרדית, העתקה או צילום מסמכים וכן הלאה.
- ניהול לקוחות – מתן שירות ללקוחות קיימים, בין אם שירות מלא או מענה ראשוני ושימור לקוחות.
- ניהול כספים – ניהול של גבייה מלקוחות, תשלום לספקים ומוסדות שונים, הכנה של ניירת פיננסית לרואה חשבון וכן הלאה.
- ניהול ספקים – חיפוש וגיוס של ספקים לפי צרכים של העסק, מעקב אחר השירות של הספקים הקיימים ושחרור של ספקים מיותרים.
- ניהול עובדים – גיוס והדרכה של עובדים על פי צורך של העסק, בין אם זמניים או קבועים, בדיקה של תפוקת העובדים ושחרור עובדים מיותרים.
כמובן שלא תמיד זקוקים לכל השירותים הללו אבל אפשרי לקבל מעטפת שירות מלאה על פי צרכי העסק.
איך השירות של מנהלת משרד במיקור חוץ עוזר להפחתת העומס מהבעלים?
ברגע שהבעלים של העסק יכול להשקיע את כל הזמן שלו במתן שירות מקצועי ללקוחות שלו, הוא כבר מתרכז בעיקר ולא בטפל (מבחינה מקצועית) ולכן התפוקה שלו טובה יותר.
הזמן שמתפנה לו גם יכול לשמש אותו להשקעה בגיוס של לקוחות חדשים, התפתחות עסקית וצמיחה שלא היה יכול למצוא את הזמן להם כשהוא במרוץ עכברים מסביב לשעון.
ומעל הכול ואולי החשוב ביותר, אותו בעל עסק יכול למצוא יותר מזן למשפחה שלו או לתחביבים שונים ולא להיות טרוד כל הזמן בניהול העסק שלו. יש מי שעושה זאת עבורו על הצד הטוב ביותר ומשלימה אותו בדיוק לפי הצורך של העסק.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.